Согласование документов On-Line (электронное согласование документов)

Модуль программного обеспечения позволяющий согласовывать документы On-Line. Инициатор согласования документа выбирает из списка зарегистрированных, но доступных только ему пользователей и подгружает документ или документы. Остальные пользователи информационной системы не могут получить доступ или скачать согласуемые документы. Выбранные инициатором сотрудники получают уведомление на электронную почту с заданием по согласованию документа. Сотрудники могут согласовать или оставить комментарий или подписаться на получение новостей по обсуждению электронного согласования данного документа. Если в результате согласования инициатор переделывает документ и загружает новую редакцию, согласование запускается повторно. Отдельной графой видна версия документа.

Основные плюсы данного программного комплекса. Согласование документов on-line позволяет в разы минимизировать время на проверку документа всеми службами вашего предприятия. Согласование происходит параллельно. Отмечается точное время и дата согласование документа. В отчетах программного комплекса отражено скачивал ли тот или иной сотрудник документ. Согласовывать можно не только документы, но и информировать под подпись сотрудников о любом мероприятии.

Данный программный продукт позволяет достаточно четко контролировать сотрудников и исключить отговорки "я не видел, не знал, я не согласовывал, прошло мимо меня". Можно задать регламентировать сроки согласования документов.

Данный программный продукт предназначен для компаний с несколькими филиалами или распределенной группой специалистов. В небольших компаниях может быть использован как контрольно надзорный механизм.

Пример: Согласование договора по аренде. Ранее сотрудники, находящиеся на разных площадках тратили минимум неделю на согласование, отправление и потерю документов, постоянные звонки и сбор подписей. Этого сотрудника сегодня нет, этот уехал на встречу. Сотрудник договорного отдела подготовил документы для электронного согласования и выложил их со своего компьютера находясь на объекте А. Финансовый директор электронно согласовал документ, со своего телефона находясь на встрече. Бухгалтер, находясь на объекте Б обнаружил в документах ошибку, о чем написал в комментарии под согласованием. Инициатор (сотрудник договорного отдела) получил информацию о том, что документ содержит ошибки, переделал и загрузил новую редакцию. Согласование документа начинается сначала. По окончанию электронного согласования документа, секретарь генерального директора распечатывает документ и лист согласования с отметками всех сотрудников о согласовании. Руководитель предприятия подписывает документ. При возникновении вопросов может ознакомиться с ходом электронного согласования онлайн.

Ограничения системы. Пользователь не может загрузить одновременно более 15 файлов на согласование.